SharePoint - Het nieuwe samenwerken

SharePoint 2013

SharePoint brengt mensen samen. Het maakt het mogelijk om bedrijfsinformatie, externe informatie, processen en toepassingen te combineren in één centrale werkomgeving. Zo werken medewerkers, klanten, leveranciers en andere externe partijen beter samen en kunnen zij makkelijker informatie uitwisselen. Overal en altijd. SharePoint maakt van uw bedrijf een 'social enterprise'.​

Verbazingwekkend gemakkelijk

Vanaf hun persoonlijke startscherm hebben gebruikers direct toegang tot de onderliggende databases, applicaties, intranet, extranet, internet en social media. Ook kunnen zij gebruikmaken van workflow-, zoek- en monitoringfuncties. SharePoint is verbazingwekkend gemakkelijk. Wie gewend is met Microsoft Office te werken, zal zich direct vertrouwd voelen in zijn nieuwe werkomgeving. Na een korte training kunnen gebruikers er al mee uit de voeten. Zij hoeven niet meer getraind te worden in alle onderliggende applicaties, wat de trainingskosten aanzienlijk verlaagt.

De gezichten van SharePoint

SharePoint heeft vele gezichten. Het kan gebruikt worden als instrument voor kennismanagement, business intelligence, documentmanagement en contentmanagement voor inter- en intranet. Organisaties die met SharePoint zijn gaan werken, ervaren dat als een enorme stap voorwaarts.

SharePoint is hun centrale punt voor samenwerking, communicatie en informatie.

  • Gemakkelijk en snel online informatie delen en vinden
  • Plaats- en tijdsonafhankelijk werken
  • Beter samenwerken binnen de organisatie en met leveranciers, klanten en andere externe partijen
  • Bedrijfsprocessen stroomlijnen
  • Meerdere gebruikers hebben gelijktijdig toegang tot bepaalde content
  • Meer grip op uw organisatie door een beter business intelligence
  • Gemakkelijker voldoen aan wet- en regelgeving
  • Kosten reduceren
  • Betere informatiebeveiliging

Gebruiksvriendelijkheid - Het uiterlijk van SharePoint heeft een metamorfose ondergaan en sluit aan bij de stijl van Windows 8, de zogenoemde “metro stijl”. Door deze verandering kan men eenvoudiger navigeren op diverse devices.

Social media functies – De social media functies in SharePoint zijn uitgebreid. Zo kan men reacties plaatsen op microblogs en sites liken en volgen waardoor je gemakkelijker specifieke informatie kunt terugvinden. De look en feel hiervan is te vergelijken met een Facebook of Twitter pagina. Daarnaast wordt in de online versie Yammer inbegrepen.

Document Management – Opslaan van documenten gaat veel eenvoudiger met behulp van drag & drop functionaliteit. Daarnaast bestaat er een verbeterde koppeling met Office en Outlook en kan men in grote hoeveelheden metadata aanpassen via diverse browsers.

Integratie met Line of Business Systemen – SharePoint biedt verbeterde mogelijkheden om te integreren met backoffice applicaties zoals CRM en SQL Azure. Interessant is dat er workflows en alerts gestart kunnen worden indien er wijzigingen ontstaan in backoffice applicaties.

Websites – Websites kunnen nu door designers gemaakt worden in de programma’s die zij het liefst hanteren. Deze worden vervolgens rechtstreeks in SharePoint ingelezen. Hierbij wordt er rekening gehouden met zoekmachine vriendelijke codes, URLS en metadata. Ook kan content automatisch vertaald worden en bestaat er verbeterde support voor het publiceren en delen van video’s.

Zoektechnologie – Zoekmogelijkheden zijn in SharePoint 2013 vele malen schaalbaarder met de komst van Fast Search wat nu standaard inbegrepen is. Met de persoonlijke zoekhistorie wordt ook rekening gehouden, waardoor men een rijke zoekervaring beleeft.

Apps – Het is mogelijk om maatwerk apps te downloaden vanuit een SharePoint Store. Voordeel hiervan is dat men maatwerk applicaties kan aanschaffen en direct kan gebruiken. Ook voor een korte tijd.

Mobile – SharePoint 2013 designs worden veel beter aangepast op mobiele devices. Daarnaast kan men met behulp van Office Mobile Web Apps beter samenwerken Excel, PowerPoint en Word documenten, zonder het hele document te hoeven downloaden.

Takenbeheer – Eindgebruikers kunnen eenvoudiger taken terugvinden binnen één overzicht en tevens samenvoegen en synchroniseren met taken vanuit Project Server en Exchange.

Op zoek naar SharePoint 2013 ondersteuning?

Yaguti Systems is al in een vroeg stadium begonnen met onderzoek naar de toepassingsgebieden van SharePoint 2013. Als expert op dit gebied helpt Yaguti Systems organisaties heldere keuzes maken bij de implementatie van SharePoint 2013.


Document Management

Op de administratieve afdelingen van veel bedrijven en instellingen worden jaarlijks vele duizenden inkoopfacturen, brieven en contracten grotendeels handmatig verwerkt. Het handmatig boeken van de factuur in een financieel systeem, de controle van de factuur of contract op juistheid, het doorzetten van de factuur ter goedkeuring naar de budgethouder en het opbergen van de factuur in het archief zijn stuk voor stuk tijdrovende handelingen, die veel tijd en aandacht vragen. Al deze handelingen kunnen wij op een leuke en eenvoudige manier optimaliseren.

U scant de inkomende brieven, facturen en contracten op een scanner of multifunctionele printer. Vervolgens worden alle gescande documenten automatisch op een Microsoft SharePoint website verwerkt, OCR’ed en digitaal opgeslagen op de gewenste manier.

De volgende stap is de validatie en de controle van de documentgegevens. Met behulp van de validatie- en verificatie-schermen kunt u de herkende gegevens van het document controleren. Deze gegevens worden dan gematched met een achterliggend database systeem die de bedrijfsnaam, factuur, bedrag, factuurnummers enz. controleert. Het overtypen van een factuur of contractgegevens wordt daardoor volledig overbodig.

De voordelen van een geautomatiseerde factuur en contractverwerking zijn:

  • Kortere doorlooptijd van facturen voor de accordering
  • Naadloze integratie met financiële systemen
  • Op een eenvoudige manier uw facturen en contracten zoeken en beschikbaar stellen
  • Niet meer handmatig uw facturen inboeken
  • Facturen en contracten kunnen binnen de organisatie op ieder gewenst moment en plek worden bekeken
  • Geen dure implementatiekosten
  • Facturen en contracten worden op een veilige manier opgeslagen (voldoen aan de wettelijke afspraken)
  • Uiterst snelle terugverdientijd

Steeds meer organisaties en instellingen kiezen ervoor om dit arbeidsintensieve proces op hun administratieve afdelingen te automatiseren en zoveel mogelijk te optimaliseren. Wilt u ook deze processen binnen uw organisatie of instelling optimaliseren, neem dan contact met ons op.